🧾 Cuando heredamos una contabilidad en mal estado: lo que hay detrás del trabajo que no se ve

En ocasiones, recibimos comunidades de propietarios cuya contabilidad ha sido gestionada previamente de forma desorganizada o con múltiples errores. Cuando esto ocurre, es importante que los administradores comprendan que poner en orden toda esa información requiere mucho más trabajo del habitual.

Cuando todo está desajustado, nada cuadra a la primera: los saldos bancarios no coinciden, los recibos pendientes están mal asignados, hay duplicados en los movimientos del banco, faltan facturas y, muchas veces, incluso hay que revisar el ejercicio anterior para poder sanear completamente la contabilidad.

Y mientras tratamos de ordenar el pasado, el presente no se detiene: hay que seguir sacando adelante el trabajo diario de las comunidades, revisando nuevas facturas, modificando contratos de proveedores, respondiendo consultas y manteniendo actualizados los libros contables.

Aun así, hay administradores que piensan que con mirar el agregador y meter las facturas ya está todo hecho, como si fuera algo fácil y rápido. Nada más lejos de la realidad. Con Gesfincas, es imprescindible revisar continuamente todos los módulos de todas las comunidades, porque siempre faltan facturas, aparecen registros mal imputados o se descompensan saldos. Por eso, también es tan importante que tengamos información clave como la fecha de las juntas, para poder priorizar bien las comunidades con trabajo más urgente.

Por eso, queremos dejar muy claro algo que muchas veces no se tiene en cuenta:

✋ No se puede pretender tener la contabilidad de un año y medio completamente limpia y cuadrada en dos meses. Hacer las cosas bien lleva tiempo, y en nuestro caso, lo hacemos con el compromiso de dejar todo claro, ordenado y justificable.

🛠️ ¿Cómo lo abordamos? Paso a paso

1. Análisis inicial de la situación

Creamos un inventario detallado de todas las comunidades, y registramos el estado real de cada una: si el banco está conciliado, si hay facturas subidas, si los recibos pendientes son correctos o no, etc. Esto nos permite priorizar el trabajo.

2. Depuración del agregador

Revisamos los movimientos descargados desde el banco, identificando posibles duplicados o errores. El agregador puede ser muy útil, pero requiere revisión manual, ya que no siempre clasifica correctamente los movimientos.

3. Conciliación bancaria real

Descargamos los extractos originales de cada comunidad y los comparamos línea a línea con los movimientos contables. Esto nos permite detectar huecos, errores o saldos incorrectos y corregirlos uno a uno.

4. Ajuste de recibos

Corregimos los recibos pendientes, impagados o mal emitidos, asegurándonos de que lo que aparece en la contabilidad es realmente lo que los propietarios han pagado o tienen pendiente.

5. Subida y validación de facturas

Comprobamos qué facturas faltan, subimos las que no están registradas y verificamos que cada gasto esté vinculado al proveedor correcto. A veces también hay que ajustar contratos y cuentas contables para que todo tenga sentido.

6. Cierre y revisión

Una vez ordenada toda la información, hacemos una revisión final para confirmar que los saldos cuadran, que los datos son coherentes y que el ejercicio puede continuar con normalidad. A partir de ahí, todo fluye.

🎯 Nuestro compromiso

Sabemos que este trabajo no siempre se ve desde fuera, pero es la base para que las comunidades funcionen bien a nivel económico. En nuestro equipo apostamos por la claridad, la limpieza contable y la buena práctica profesional, aunque eso implique dedicar más horas al principio.

Por eso, si comenzamos a colaborar contigo y partimos de una situación compleja, ten la certeza de que pondremos todo de nuestra parte para dejarlo perfecto, pero necesitamos tiempo y comprensión para hacerlo como debe ser.

Llevamos más de 20 años ayudando a administradores a sanear y mantener sus comunidades al día. Si quieres contar con un equipo contable que te dé tranquilidad, estamos aquí.

🤝 ¿Te gustaría tener una contabilidad así?

Entonces únete a nuestra comunidad de contabilidad bien hecha. Ordenada, clara, sin sobresaltos. Porque cuando todo está en su sitio, todo funciona mejor.

¿Tienes dudas sobre el estado contable de tus comunidades? Escríbenos y te decimos en qué punto estás y cómo podemos ayudarte.